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Checkliste Telefongespräch – So bewerben Sie sich effektiv

Wie wir schon angemerkt haben, gehört die telefonische Bewerbung mit zu den schwierigsten Formen überhaupt. Es gilt, ohne persönlichen Kontakt in einer recht künstlichen Gesprächssituation innerhalb meist weniger Minuten ein optimales Ergebnis zu erreichen.

Deshalb geben wir Ihnen hier einen Leitfaden mit in die Hand, der auf Vollständigkeit verzichtend, helfen soll, ein gut vorbereitetes und strukturiertes Bewerbungstelefonat zu führen. Ein Erfolgsgarant ist dieser Leitfaden nicht aber sicherlich ein Hilfsmittel für ungeübte Telefonierer:

1. Erstellen Sie sich eine Telefonliste. Auf dieser vermerken Sie Firma, Ansprechpartner und Telefonnummer. Lassen Sie zwischen den Einträgen ausreichend Platz für eventuelle Notizen während des Gesprächs.
2. Bereiten Sie kleine Notizzettel vor, auf denen Sie wichtige Gesprächspunkte mit möglichen Unterpunkten notieren. Beispielsweise: Berufliche Laufbahn, von wann bis wann wurde diese oder jene Tätigkeit ausgeführt. So vergessen Sie nichts Wesentliches. Legen Sie diese Zettel in einer möglichen Gesprächsreihenfolge vor sich hin. Bitte keine geschlossenen Sätze, nur Stichpunkte!
3. Sorgen Sie für ruhige, störungsfreie Bedingungen für die Telefonate.
4. Stellen Sie sich zu Beginn des Gesprächs mit Ihrem Vor- und Nachnamen vor. Erfragen Sie den Namen Ihres Gesprächspartners, falls sich dieser nicht selbst vorgestellt hat. Verlangen Sie gegebenenfalls nach dem ausgeschriebenen Ansprechpartner. Sprechen Sie Ihren Gesprächspartner im Laufe des Gesprächs immer wieder mit seinem Namen an. Das drückt Wertschätzung aus.
5. Beginnen Sie das Gespräch sofort mit Ihrem Anliegen. Sie wollen sich um die ausgeschriebene Stelle XY bewerben.
6. Warten Sie eine mögliche Nachfrage ab.
7. Fragen Sie nicht schon jetzt nach, ob die Stelle noch frei ist. Möglicherweise sind Sie im Gespräch besser als die bisher favorisierten Bewerber.
8. Schildern Sie Ihre Motivation für die Bewerbung. Uninteressant ist, ob Sie damit Geld verdienen wollen (was sonst?). Ihre Motivation ergibt sich meist aus Ihren Interessen, Kenntnissen und Erfahrungen.
9. Lassen Sie sich die ausgeschriebene Tätigkeit beschreiben. Bleiben Sie dabei aktiv, in dem Sie immer wieder einmal Ihr Verstehen signalisieren („Aha!“, „Ja.“, „Ich verstehe“ usw.)
10. Fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht richtig verstanden haben!
11. Wenn es um das heikle Thema Gehaltvorstellungen geht, geben Sie eine Spannbreite von bis an. Lassen Sie dabei genügend Spielraum und rechnen Sie Ihre Erwartungen vorher aus! Orientieren Sie sich dabei an realistischen Zahlen und nicht nur an Ihren persönlichen Wünschen. Informationen dazu gibt es auch im Internet.
12. Plaudern Sie nicht sondern halten Sie den Gesprächsfaden! Sie bewerben sich und sind nicht im vertraulichen Gespräch mit Freund oder Freundin!
13. Sollte sich gegen Ende des Gesprächs die Gegenseite nicht zu einer Zusage, einem persönlichen Vorstellungstermin oder einem weiteren Telefonat entschließen, fragen Sie konkret nach („Wann kann ich mich noch einmal melden oder sollten wir uns persönlich kennenlernen?“)
14. Im Falle einer Zusage äußern Sie Ihre Freude aber jubeln Sie nicht laut los!
15. Sollten Sie eine sofortige Ablehnung erhalten, lassen Sie sich nicht aus der Ruhe bringen und bleiben Sie freundlich. Manches Mal werden Sie später doch in die engere Wahl gezogen! Hinterlassen Sie auf jeden Fall Ihre Telefonnummer!
16. Am Ende des Telefonates bedanken Sie sich für das Gespräch und die aufgebrachte Zeit. Äußern Sie die Hoffnung auf ein mögliches weiteres Telefonat oder ein persönliches Kennenlernen. („Vielen Dank für die interessanten Informationen. Danke, dass Sie sich die Zeit für mich genommen haben. Vielleicht hören wir uns wieder oder lernen uns bald kennen! Ich freue mich darauf! Auf Wiederhören!“)
17. Lassen Sie Ihren Gesprächspartner immer aussprechen und klären Sie Fragen und Missverständnisse, wenn Sie dran sind. Reden Sie dabei nicht in zu langen Abschnitten und konzentrieren Sie sich auf die Beantwortung von Fragen.
18. Vermeiden Sie das Ablesen irgendwelcher Schriftstücke, sofern dies vom Gesprächspartner nicht abverlangt wird. Halten Sie Zeugnisse und Arbeitszeugnisse bereit, falls es konkrete Nachfragen gibt.
19. Benutzen Sie keinen Jargon und keine Szenesprache. Vermeiden Sie wenn möglich allzu starke Dialekte aber verkrampfen Sie dabei nicht.
20. Sonst übliche Redewendungen und Grußformeln aus dem Freundes- und Bekanntenkreis sind tabu! „Hi“, „Tschüß“, „Quatsch“, „ist mir schnuppe“, „bis denne“, „keine Ahnung“, „hau rein“ usw. sind Redewendungen, die nicht ins Bewerbungsgespräch gehören! Dasselbe gilt für Schimpfwörter.
21. Beklagen Sie sich nicht über vorherige Arbeitgeber oder Ausbildungsstätten. Erstens wissen Sie nicht, in welchem Verhältnis der Angerufene zu diesen steht, zweitens rechnet dieser dann mit ebenso negativen Äußerungen Ihrerseits über sein Unternehmen. Das kommt nicht gut an. Auch über vermeintliche schlechte Chefs und ehemalige Kollegen sollten Sie, wenn überhaupt, mit Wertschätzung sprechen.

An dieser Stelle beenden wir unseren kleinen Telefonratgeber. Diese wesentlichen Punkte sollten ausreichen, ein gut strukturiertes und sauberes Telefonat im Sinne einer Bewerbung zu führen.

Notieren Sie sich in jedem Fall alle wichtigen Inhalte eines Gesprächs. Legen Sie möglichst erst auf, wenn Sie sicher sind, das der Gesprächspartner das Gespräch auch wirklich beendet hat. Auch Entscheidern kommen manches Mal noch verspätete Nachfragen in den Sinn, die durchaus eine Wendung bringen können.

Das Wichtigste bleibt in jedem Fall Ihre Aktivität. Das betrifft auch den Zeitpunkt des Telefonates. Rufen Sie nicht erst nach tagelangem Überlegen an. Dann ist die Stelle vielleicht schon weg. Ungünstige Telefonzeiten sind auch der frühe Montagmorgen, die Mittagszeiten, der späte Nachmittag oder freitags ab Mittag.

Sind Anrufzeiten schon in der Ausschreibung vorgegeben, dann halten Sie sich an diese Zeiten. Allerdings wirkt es sich manchmal auch günstig aus, genau in diesen Zeiten nicht anzurufen. Dann können Sie damit rechnen, nicht Einer von Vielen innerhalb kurzer Zeit zu sein. Dafür sollten Sie aber einen guten Grund benennen können, der logisch und nachvollziehbar ist. „Zu der anderen Zeit konnte ich grad nicht.“, kommt bestimmt nicht gut an. „Ich habe gerade eben Ihre Ausschreibung gelesen und möchte keine Zeit verstreichen lassen!“, ist da schon besser. Schlimmstenfalls werden Sie auf eine andere Zeit vertröstet, aber Sie waren immerhin schon einmal „dran“ und sollten im Folgegespräch auch daran erinnern!

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